پاورپوینت کامل دستورالعمل بایگانی موضوعی ۶۳ اسلاید در PowerPoint

توجه : این فایل به صورت فایل power point (پاور پوینت) ارائه میگردد

 پاورپوینت کامل دستورالعمل بایگانی موضوعی ۶۳ اسلاید در PowerPoint دارای ۶۳ اسلاید می باشد و دارای تنظیمات کامل در PowerPoint می باشد و آماده ارائه یا چاپ است

شما با استفاده ازاین پاورپوینت میتوانید یک ارائه بسیارعالی و با شکوهی داشته باشید و همه حاضرین با اشتیاق به مطالب شما گوش خواهند داد.

لطفا نگران مطالب داخل پاورپوینت نباشید، مطالب داخل اسلاید ها بسیار ساده و قابل درک برای شما می باشد، ما عالی بودن این فایل رو تضمین می کنیم.

توجه : در صورت  مشاهده  بهم ریختگی احتمالی در متون زیر ،دلیل ان کپی کردن این مطالب از داخل فایل می باشد و در فایل اصلی پاورپوینت کامل دستورالعمل بایگانی موضوعی ۶۳ اسلاید در PowerPoint،به هیچ وجه بهم ریختگی وجود ندارد

بخشی از مطالب داخلی اسلاید ها

پاورپوینت کامل دستورالعمل بایگانی موضوعی ۶۳ اسلاید در PowerPoint

اسلاید ۴: (( تعاریف و اصطلاحات )) ـ بایگانی عبارتست از فن طبقه بندی ، تنظیم و نگهداری و حفاظت اسناد و مدارک ، بر طبق روش معین ، به نحویکه در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه ، نیروی انسانی و وقت بتوان به آن اسناد دسترسی پیدا کرد . ـ بایگانی به محلی که اسناد و مدارک طبق ضوابطی معین در آنجا نگهداری می شود نیز گفته می شود . بایگانی :

اسلاید ۵: تعریف انواع بایگانی از نظر مدت زمان نگهداری اسناد : ۱- بایگانی جاری = محلی است که اسناد بمدت ۲ سال پس از صدور دستور بایگانی نامه های وارده و صدور نامه های صادره در آنجا نگهداری می شود . طبق برخی از تعاریف تامادامیکه سازمان در ارتباط مستمر با پرونده یا سند قرار دارد ، آن پرونده یا سند در بایگانی جاری باقی خواهد ماند . ۲ ـ بایگانی نیمه جاری = محلی است که پرونده ها و اسناد پس از طی مراحل بایگانی جاری بمدت سه سال در آنجا نگهداری می شود . مراجعه به این گونه پرونده ها معمولاً مستمر نبوده و بنابر مورد و نیاز سازمان به آنها رجوع می شود . ۳ ـ بایگانی راکد = محلی است که پرونده های نیمه جاری پس از تفکیک ، ارزشیابی و امحاء اوراق زائد به آنجا منتقل و به مدت ۲۵ سال نگهداری می شوند .

اسلاید ۶: توضیح :۱ ـ اسناد و پرونده های جاری ، نیمه جاری و راکد باید بطور جداگانه دسته بندی و نگهداری شوند . ۲ ـ بایگانی راکد معمولاًدر مراکز سازمان‌ها ایجاد می شود .

اسلاید ۷: آرشیو :محلی است که اسناد و مدارک با ارزش نظامی ، تاریخی ، حقوقی و … پس از تفکیک ، ارزشیابی و امحاء اوراق زائد بطور دائمی در آنجا نگهداری می‌شود.

اسلاید ۸: تعریف انواع بایگانی از نظر شیوه و محل نگهداری اسناد : الف ـ سیستم یا نظام متمرکز = در این شیوه کلیه امور بایگانی از قبیل طبقه بندی ، کد گذاری ، تنظیم و نگهداری پرونده ها فقط در بایگانی مرکزی (بایگانی کل) صورت می‌گیرد و سایر رده ها مجاز به داشتن بایگانی جداگانه و یا نگهداری پرونده ها نخواهد بود . ب ـ سیستم نیمه متمرکز = در این شیوه علاوه بر بایگانی مرکزی‌، اولین سطح از زیر مجموعه رده نیز مجاز به ایجاد بایگانی مستقل بوده و پرونده ها و اسناد مربوطه را نگهداری می نمایند . ج ـ سیستم غیر متمرکز یا پراکنده = در این شیوه کلیه رده ها در سطوح مختلف دارای بایگانی مستقل بوده و مجاز به نگهداری پرونده ها و اسناد مربوط به خود نمی باشند .

اسلاید ۹: توضیح : ۱ـ اسناد دارای طبق بندی سری و بکلی سری در رده هایی که دارای شعبه اسناد ویژه می باشند به‌طور متمرکز توسط شعبه مذکور نگهداری می‌شوند . ۲ ـ اسناد دارای طبقه بندی در سایر رده ها توسط دبیرخانه مرکزی رده نگهداری می شود .

اسلاید ۱۰: پرونده :مجموعه ای است از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت تقدم و تأخر در یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده باشد .

اسلاید ۱۱: سند : به هر نوع سابقه اعم از مکتوب ، منقوش و مضبوط گفته می شود که به موجب مقررات و آیین نامه های مصوب در اجرای وظایف یک سازمان بوجود آمده و دارای ارزش نگهداری باشد .

اسلاید ۱۲: سند دارای طبقه بندی :سندی است که اطلاعات آن دارای ارزش حفاظتی بوده و به‌منظور جلوگیری از افشای غیرمجاز آن و تعیین محدودیت‌های لازم برای دسترسی ، در یکی از چهار نوع طبقه بندی به‌کلی سری، سری، خیلی محرمانه و محرمانه قرار می‌گیرد.

اسلاید ۱۳: تنظیم پرونده : منظم ومرتب کردن پرونده ها در هریک از گروههای تعیین شده در طبقه بندی اسناد را تنظیم پرونده می گویند .برای تنظیم اسناد باید نکات ذیل مورد توجه قرار گیرند :۱ ـ جایگزینی یا چینش صحیح و منطقی اسناد ۲ ـ رعایت تقدم و تأخر در چینش اسناد۳ ـ اجتناب از نگهداری اسناد تکراری و غیر ضروری ۴ ـ رعایت تعداد برگه های پرونده ( ۱۲۰ برگ ) ۵ ـ نصب برچسب و برگه (فرم ) اطلاعات پرونده

اسلاید ۱۴: بر چسب پرونده : برچسب پرونده یا سرلف عبارتست از فرمی که برای شناسایی پرونده ها بر روی آنها نصب و حاوی مشخصات کلی مانند شماره ، موضوع ، تاریخ تشکیل و سایر موارد مشابه می باشد .

اسلاید ۱۵: برچسب کارتن یا زونکن : فرمی است که بمنظور شناسایی پرونده ها یا اسناد موجود در کارتن یا زونکن روی آنها نصب می شود و حاوی مشخصاتی مانند کد یا موضوع بایگانی می باشد .

اسلاید ۱۶: تعریف کد یا شناسه : کد یا شناسه یا علامت رمز عبارتست از تبدیل یک موضوع یا اسم یا حروف به یک علامت قراردادی که می تواند بصورت عدد یا حرف یا ترکیبی از هر دو مورد باشد .

اسلاید ۱۷: تعریف طبقه بندی از نظر بایگانی : طبقه بندی از نظر بایگانی عبارتست از تقسیم بندی اسناد و مدارک به دسته هایی که میان آنها حداقل یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته و دارای خصوصیات ذیل باشد . ۱ ـ اطمینان : به شکلی که محل دقیق سند مشخص باشد .۲ ـ سرعت : بگونه ای که بسادگی و در کوتاهترین زمان قابل دسترسی باشد .۳ ـ سهولت : طوری که اجرای آن بسادگی میسر و برای مجری قابل فهم باشد